Laatst bijgewerkt:

GoldFynch

Website
goldfynch.com
Documentatie
goldfynch.com/docs
Ik gebruik het voor
Mailboxen en bedrijfsschijven filteren tot wat de opdracht dekt, en die selectie produceren.

In GoldFynch laad ik een volledige mailbox of schijf in, filter die in stappen tot wat de opdracht vraagt, en produceer de selectie. Dat filteren werkt beter dan de filter van Outlook, en het is betrouwbaar: iemand anders kan elke stap achteraf narekenen. Wanneer ik eerst alles meeneem en pas daarna filter, staat op Waarom een e-discoveryplatform.

Het grote voordeel is dat je per case betaalt en niet vastzit aan een abonnement. Een vaste kost is er dus niet. Er is alleen een variabele kost, en die kun je zien als een onkost van de zaak zelf, niet als een vaste kost voor jou als deskundige of voor je kantoor.

Vooraf: beveilig het account

Zet tweefactorauthenticatie aan voor je op locatie gaat. Zodra je andermans data oplaadt, kan wie je wachtwoord heeft erbij. Regel het op voorhand en met rust, niet in de gang bij een betrokkene.

Inladen

GoldFynch rekent per omvang van de case. Hoe groot die wordt, weet je pas als je de PST hebt. Reken dan: een PST is gecomprimeerd en wordt bij het inladen ongeveer twee keer zo groot, dus een PST van 5 GB vraagt een case van 10 GB. Die kost $76 per maand, een case van 3 GB $27 en een van 50 GB $342. Je betaalt pro rata. Ook je producties tellen mee in de omvang (GoldFynch-blog). Kijk de actuele tarieven na voor je een case aanmaakt, want ze wijzigen. Hoe je een case aanmaakt en bestanden oplaadt, staat in de documentatie: een case aanmaken en bestanden uploaden.

Sommige bestanden kan het platform niet verwerken, bijvoorbeeld lege bestanden of formaten die het niet kan openen. Die verschijnen als foutmeldingen. Noteer hoeveel het er waren en wat je ermee deed, en neem ze mee in de dataset. Wie een verschil in aantallen niet verklaard ziet, gaat er iets achter zoeken.

Filteren in stappen

Filter in opeenvolgende stappen en geef elke stap een eigen tag. Bijvoorbeeld:

  1. Mappen: postvak in, verzonden items en verwijderde items. Verwijderde items horen erbij, want wat iemand weggooide is vaak net waar de opdracht om draait.
  2. Datum: de periode uit de opdracht.
  3. Trefwoorden: de zoektermen uit de opdracht.

Noteer na elke stap hoeveel bestanden er overblijven. Met die reeks aantallen kan een lezer je selectie narekenen. Zonder die aantallen kan niemand volgen hoe je van de volledige mailbox bij de geproduceerde stukken kwam, en daar kun je in een zitting op aangesproken worden.

Meestal ga je van enkele tienduizenden bestanden naar enkele duizenden. Toon de stappen daartussen, elk met wat het verschil verklaart.

Filtertrechter GoldFynch Cumulatief filteren: mapbereik, datumgrens, trefwoorden en tot slot families. Van enkele tienduizenden bestanden naar enkele duizenden. Zonder de instelling "apply tag to the whole family" ontbreken de bijlagen. Mapbereik enkele tienduizenden bestanden Datumgrens Trefwoorden + families, mét tag enkele duizenden bestanden + families, zónder tag bijlagen ontbreken: vergelijk met de balk erboven Elke balk cumulatief op de vorige. Breedte toont de orde van grootte, geen exacte schaal.

Bijlagen: tag de hele familie

Zet apply tag to the whole family aan. Anders tag je een mail zonder de bijlagen, terwijl die bijlagen vaak net de stukken zijn waar het om gaat. De documentatie over bestandsfamilies legt uit hoe die optie zich verhoudt tot de twee andere (altijd vragen, alleen het item).

Het verschil in aantallen is groot. Toon de stap met en zonder families naast elkaar, zodat de lezer ziet dat de bijlagen meegenomen zijn.

Trefwoorden

Hoe je AND, OR, NOT en de andere operatoren gebruikt, staat in zoeken op trefwoorden en geavanceerd zoeken. Dit zijn de valkuilen die daar niet staan:

  • Zoek op hele woorden. Komt een trefwoord ook voor in het e-maildomein van de betrokkene, dan matcht het elke mail en filtert de stap niets. Dat zie je alleen aan de aantallen.
  • Gebruik volledige namen, geen familienamen alleen. Naamgenoten aan beide kanten van een geschil komen voor.
  • Zoek op de andere kant. In de mailbox van een bedrijf zoeken op de naam van dat bedrijf levert alles op. Zoek op de tegenpartij, een derde of een dossiernummer.
  • Test korte termen eerst. Woorden van minder dan vier of vijf tekens geven veel ruis. Vergelijk de aantallen met en zonder spaties rond de term voor je hem gebruikt.
  • Trefwoorden matchen ook op bestands- en mapnamen, niet alleen op de inhoud. Bekijk de treffers om te weten of dat helpt of stoort.
  • Zet een relatieve periode om in datums. Een term als “jonger dan” lezen partijen verschillend. Vermeld in het verslag de datums die je echt gebruikte.

Produceren in het oorspronkelijke formaat

Produceer in het oorspronkelijke formaat, niet als PDF. Bij het omzetten gaat metadata verloren die later beslissend kan zijn: verzendtijden, headers, ingebedde eigenschappen. Een leesbare PDF kun je later altijd nog uit het origineel maken, omgekeerd lukt dat niet. De keuze tussen “Natives only”, “PDF only” en een load file staat in producties in GoldFynch.

Zwartmaken

Moet een bedrijfsgeheim beschermd worden, dan kun je bestanden uitsluiten of passages zwartmaken. Gebruik bij het zwartmaken de modus Final, niet Preview. In Preview blijft de tekst eronder staan en komt hij mee in de productie. Zie redactie in GoldFynch.

Let ook op archieven. Zit een zwartgemaakt bestand in een ZIP, dan kan die ZIP niet meer in het oorspronkelijke formaat geproduceerd worden. Je krijgt er een tussenblad voor in de plaats, en de rest van het archief ontbreekt in de productie. Lever de uitgepakte inhoud dan apart mee en leg in het verslag uit waarom.

Controleer de productie

Een zelfcontrole op het einde: laad de afgewerkte productie in een nieuwe, lege case en zoek op wat eruit had moeten blijven. Het hoeft niet, maar het is het laatste moment om een fout bij het zwartmaken recht te zetten. Is de productie klein, dan volstaat de gratis testcase van 0,5 GB die elk account krijgt.

Afsluiten

Verwijder de data definitief van het platform zodra de productie aanvaard is, en noteer datum en werkwijze in het verslag. Zonder die vermelding kan een partij niet nagaan dat de data weg zijn.

Een PST bekijken zonder Outlook

De gratis GoldFynch PST Viewer opent een PST in de browser, zonder het bestand op te laden. Handig voor een advocaat zonder Outlook. Filteren en produceren doe je wel in een case.

Access-databases

Een Access-database kun je niet rechtstreeks inladen. Zet ze eerst om naar CSV, en vermeld in het verslag hoeveel tabellen dat gaf en hoeveel records aan het zoekcriterium voldeden. Zo kan de lezer ook hier van de bron tot het resultaat narekenen.