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GoldFynch

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Je l'utilise pour
Filtrer des boîtes aux lettres et des disques d'entreprise jusqu'à ce que couvre la mission, et produire cette sélection.

Dans GoldFynch, je charge une boîte aux lettres ou un disque complet, je le filtre par étapes jusqu’à ce que demande la mission, et je produis la sélection. Ce filtrage fonctionne mieux que le filtre d’Outlook, et il est fiable : une autre personne peut refaire chaque étape après coup. Quand je prends d’abord tout et ne filtre qu’ensuite figure sur Pourquoi une plateforme d’e-discovery.

Le grand avantage, c’est que vous payez par case et n’êtes pas lié à un abonnement. Il n’y a donc pas de coût fixe. Il n’y a qu’un coût variable, et vous pouvez le voir comme un débours de l’affaire elle-même, pas comme un coût fixe pour vous en tant qu’expert ou pour votre bureau.

D’abord : sécuriser le compte

Activez l’authentification à deux facteurs avant de vous rendre sur place. Dès que vous chargez les données d’autrui, quiconque a votre mot de passe y a accès. Réglez-le à l’avance et au calme, pas dans un couloir à côté d’une personne concernée.

Le chargement

GoldFynch facture selon la taille du dossier (case). Sa taille, vous ne la connaissez qu’une fois le PST en main. Calculez alors : un PST est compressé et double à peu près de taille au chargement, donc un PST de 5 Go demande un case de 10 Go. Celui-ci coûte 76 $ par mois, un case de 3 Go 27 $ et un de 50 Go 342 $. Vous payez au prorata. Vos productions comptent aussi dans la taille (blog de GoldFynch, en anglais). Consultez les tarifs actuels avant de créer un case, car ils changent. La création d’un case et le chargement de fichiers sont décrits dans la documentation : créer un case et charger des fichiers.

Certains fichiers, la plateforme ne peut pas les traiter, par exemple des fichiers vides ou des formats qu’elle ne sait pas ouvrir. Ils apparaissent sous forme de messages d’erreur. Notez combien il y en avait et ce que vous en avez fait, et gardez-les dans le jeu de données. Un lecteur qui voit une différence de nombres inexpliquée va chercher ce qu’il y a derrière.

Filtrer par étapes

Filtrez par étapes successives et donnez à chaque étape son propre tag. Par exemple :

  1. Dossiers : boîte de réception, éléments envoyés et éléments supprimés. Les éléments supprimés en font partie, car ce que quelqu’un a jeté est souvent précisément l’objet de la mission.
  2. Date : la période de la mission.
  3. Mots-clés : les termes de recherche de la mission.

Notez après chaque étape combien de fichiers restent. Avec cette série de nombres, un lecteur peut refaire le calcul de votre sélection. Sans eux, personne ne peut suivre comment vous êtes passé de la boîte complète aux pièces produites, et on peut vous interroger là-dessus à l’audience.

En général, on passe de quelques dizaines de milliers de fichiers à quelques milliers. Montrez les étapes intermédiaires, chacune avec ce qui explique la différence.

Entonnoir de filtrage GoldFynch Filtrage cumulatif : dossiers visés, limite de dates, mots-clés et enfin familles. De quelques dizaines de milliers de fichiers à quelques milliers. Sans le réglage « apply tag to the whole family », les pièces jointes manquent. Dossiers visés quelques dizaines de milliers de fichiers Limite de dates Mots-clés + familles, avec tag quelques milliers de fichiers + familles, sans tag pièces jointes manquantes : comparez avec la barre du dessus Chaque barre est cumulative sur la précédente. La largeur montre l'ordre de grandeur, pas une échelle exacte.

Pièces jointes : taguer toute la famille

Activez apply tag to the whole family. Sinon, vous taguez un courriel sans ses pièces jointes, alors que ces pièces sont souvent précisément les documents en cause. La documentation sur les familles de fichiers explique comment cette option se situe par rapport aux deux autres (toujours demander, l’élément seul).

La différence de nombres est grande. Montrez l’étape avec et sans familles côte à côte, pour que le lecteur voie que les pièces jointes ont été prises en compte.

Mots-clés

La manière d’utiliser AND, OR, NOT et les autres opérateurs figure dans rechercher par mots-clés et recherche avancée. Voici les pièges qui n’y sont pas décrits :

  • Cherchez des mots entiers. Si un mot-clé figure aussi dans le domaine de messagerie de la personne concernée, il correspond à chaque courriel et l’étape ne filtre rien. Vous ne le voyez que dans les nombres.
  • Utilisez des noms complets, pas seulement des noms de famille. Des homonymes des deux côtés d’un litige, cela arrive.
  • Cherchez de l’autre côté. Chercher le nom d’une société dans la boîte de cette société donne tout. Cherchez la partie adverse, un tiers ou un numéro de dossier.
  • Testez d’abord les termes courts. Les mots de moins de quatre ou cinq caractères donnent beaucoup de bruit. Comparez les nombres avec et sans espaces autour du terme avant de l’utiliser.
  • Les mots-clés correspondent aussi aux noms de fichiers et de dossiers, pas seulement au contenu. Regardez les résultats pour savoir si cela aide ou gêne.
  • Convertissez une période relative en dates. Les parties lisent différemment un terme comme « plus récent que ». Mentionnez au rapport les dates que vous avez réellement utilisées.

Produire au format d’origine

Produisez au format d’origine, pas en PDF. La conversion fait perdre des métadonnées qui peuvent être décisives plus tard : heures d’envoi, en-têtes, propriétés intégrées. Un PDF lisible, vous pouvez toujours le faire plus tard à partir de l’original, l’inverse est impossible. Le choix entre « Natives only », « PDF only » et un load file est décrit dans les productions dans GoldFynch.

Caviardage

Si un secret d’affaires doit être protégé, vous pouvez exclure des fichiers ou caviarder des passages. Pour caviarder, utilisez le mode Final, pas Preview. En Preview, le texte reste dessous et part avec la production. Voir caviarder dans GoldFynch.

Attention aussi aux archives. Si un fichier caviardé se trouve dans un ZIP, ce ZIP ne peut plus être produit au format d’origine. Vous obtenez une page de remplacement à sa place, et le reste de l’archive manque dans la production. Fournissez alors le contenu décompressé à part et expliquez pourquoi dans le rapport.

Contrôler la production

Un autocontrôle à la fin : chargez la production terminée dans un nouveau case vide et cherchez ce qui aurait dû rester dehors. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est le dernier moment pour corriger une erreur de caviardage. Si la production est petite, le case d’essai gratuit de 0,5 Go dont dispose chaque compte suffit.

Clôturer

Supprimez définitivement les données de la plateforme dès que la production est acceptée, et notez la date et la méthode au rapport. Sans cette mention, une partie ne peut pas vérifier que les données ont disparu.

Consulter un PST sans Outlook

Le GoldFynch PST Viewer, gratuit, ouvre un PST dans le navigateur, sans charger le fichier. Pratique pour un avocat sans Outlook. Filtrer et produire se fait toutefois dans un case.

Bases de données Access

Une base de données Access ne se charge pas directement. Convertissez-la d’abord en CSV, et mentionnez au rapport combien de tables cela a donné et combien d’enregistrements répondaient au critère de recherche. Ici aussi, le lecteur peut ainsi refaire le calcul de la source au résultat.