Laatst bijgewerkt:

Stukkenbundel, inventaris en nummering

Een papieren stuk krijgt een stempel, en iedereen weet wat stuk 42 is. Een .msg, een .xlsx of een video kun je niet stempelen zonder het bestand te wijzigen, en dat mag niet: de hash in je verslag moet blijven kloppen.

Het nummer in de bestandsnaam

Zet een volgnummer vooraan in de bestandsnaam en laat de oorspronkelijke naam erachter staan:

001 - Offerte revisie 3.pdf
002 - RE_ planning week 12.msg
003 - Overzicht leveringen.xlsx

De bestandsnaam hoort niet bij de inhoud, dus de hash blijft dezelfde.

  • Zet het nummer vooraan. Elk programma sorteert op naam, dus de volgorde is meteen de nummering.
  • Gebruik voorloopnullen. Anders komt stuk 10 na stuk 1. Drie cijfers volstaan tot duizend stukken.
  • Begin in elke map opnieuw bij één. Nummer je door over alle mappen, dan verschuift alles zodra er in de eerste map een stuk bijkomt.

Een stuk heet dan bijvoorbeeld stuk 03/175: stuk 175 uit map 03. Een advocaat kan dat in zijn conclusies citeren.

Hernoem altijd een werkkopie, nooit de bewaarde collectie. In PowerShell:

$i = 1
Get-ChildItem -File | Sort-Object Name | ForEach-Object {
    Rename-Item $_.FullName ("{0:D3} - {1}" -f $i, $_.Name)
    $i++
}

Nummer pas als de selectie definitief is. Anders krijg je gaten in de reeks, of moet je stukken hernummeren waar al naar verwezen werd.

Twee nummers bij e-mail

Een e-discoveryplatform geeft elk document een eigen controlenummer. Hou dat bij. Je eigen stuknummer gebruik je in de conclusies. Het controlenummer leidt elk stuk terug naar de filtering: welke zoekterm het opleverde, uit welke batch en van welke persoon het kwam.

Zet het controlenummer in een kolom van de inventaris. Bij e-mail kan het ook in de bestandsnaam:

007 - [DOC-0004182] RE_ planning week 12.msg

Mappen per herkomst

Gebruik genummerde hoofdmappen, één per herkomst:

01 - Gefilterde bestanden gemeenschappelijke server
02 - Verwerkte tabellen en grafieken
03 - Gefilterde e-mails
04 - Bijlagen bij het verslag

Deel in volgens herkomst, niet volgens onderwerp. Wie vraagt waar een stuk vandaan komt, ziet het dan in het pad. Maak geen submappen als het niet echt moet: anders is niet meer duidelijk of de nummering per hoofdmap of per submap loopt.

Een inventaris die klopt

De inventaris geeft per map het aantal stukken, met onderaan het totaal. Tel na op de drager zelf, niet in je verslag, en doe het voor je verstuurt:

Get-ChildItem -Recurse -File | Group-Object { $_.Directory.Name } |
    Select-Object Count, Name | Sort-Object Name
(Get-ChildItem -Recurse -File).Count

Maak het manifest met de hashes pas ná het hernoemen. Een manifest met paden die niet meer bestaan, is erger dan geen manifest.

Bijlagen bij het verslag

Verwijs naar elke bijlage in de zin die ze staaft, niet alleen in een lijst achteraan. Zet het bijlagenummer als watermerk op elke pagina van de bijlage, niet alleen op de eerste. Bundels worden afgedrukt en opnieuw ingescand, en een los blad zonder nummer hoort dan nergens meer bij.

Lever twee versies:

  • één samengevoegde PDF met het verslag en alle bijlagen, doorlopend gepagineerd, om te lezen;
  • de losse bestanden in de mappen hierboven, om uit te citeren en om de originele bestanden te hebben.

Je hebt ze allebei nodig. Een .xlsx in PDF toont de waarden maar niet de formules, en een .msg in PDF verliest zijn headers.

De samengevoegde PDF maken

Een samengevoegde bundel is ook tijdens het werk handig. Alle stukken en bronnen gaan in één keer open, in gelijk welke PDF-lezer: Acrobat, of gewoon Chrome of Edge. Met losse PDF’s die je telkens moet openklikken, wordt het onderzoek moeilijker en verlies je tijd.

Verslag en bijlagen achter elkaar zetten is eenvoudig. Doorlopende paginanummers, een inhoudstafel die naar de juiste pagina springt en een nummer op elke pagina zijn veel werk. Ik deed het stempelen en nummeren eerst met iLovePDF, en dat was dodelijk: komt er later nog een stuk tussen, dan begin je opnieuw. Met software voor een stukkenbundel schuift de nummering mee. Ik wou daarvoor een gebruiksvriendelijke tool die visueel werkt, en die heb ik uiteindelijk zelf gemaakt.

Eigen product. CourtMerge heb ik zelf gemaakt en verkoop ik. Licenties van eigen software reken ik niet door aan partijen, en in een opdracht kies ik het gereedschap dat het dossier vraagt. De alternatieven staan eronder.

CourtMerge. Je kiest een map met PDF’s en vult per stuk de partij, het nummer, de omschrijving en het paginabereik in. Het resultaat is één PDF met een klikbare inhoudstafel, bladwijzers per partij, en op elke pagina een label zoals EISENDE PARTIJ · stuk 3 · p. 2/7. Je kunt één bundel maken of een aparte per partij. De compressie is instelbaar (resolutie, JPEG-kwaliteit, grijswaarden), handig bij ingescande stukken. Instellingen en lijst worden als project bewaard, zodat je na een correctie de bundel opnieuw maakt zonder alles over te typen. Alles gebeurt lokaal, zonder cloud of netwerkverkeer. Windows, draagbaar, zonder installatie of beheerdersrechten. €149 eenmalig, exclusief btw. courtmerge.ronagold.be

CourtMerge werkt alleen met PDF’s. Het hernoemen en nummeren van de losse stukken, het controlenummer, de inventaris en het manifest doe je nog zelf of met een script.

Alternatieven:

  • Adobe Acrobat. Samenvoegen, Bates-nummering en watermerken zitten erin, en je hebt het waarschijnlijk al. Voor enkele tientallen stukken volstaat dat. Het wordt omslachtig als je per stuk paginabereiken moet bijhouden en alles opnieuw moet doen bij een nieuwe bijlage.
  • iLovePDF. Online samenvoegen, stempelen en nummeren, per bewerking. Bij elke wijziging in de volgorde doe je alles opnieuw. En je uploadt gevoelige PDF’s naar de cloud, zonder te weten op welke server ze belanden. Dat is gevaarlijk.
  • Bundelsoftware zoals Bundledocs, Opus 2 of TrialView. Die heb ik zelf niet gebruikt. Ze richten zich op advocatenkantoren die er dagelijks mee werken, met abonnementsprijzen die daarbij passen. Voor Britse of internationale arbitrage zijn ze waarschijnlijk de betere keuze.
  • Scripts met pdftk, qpdf of PowerShell. Gratis en volledig controleerbaar: je kunt het script bij het verslag voegen. Je moet het wel zelf onderhouden, en een inhoudstafel met werkende links schrijf je niet in een avond.
  • De export van het e-discoveryplatform. GoldFynch, Purview en de meeste andere platformen kunnen genummerd exporteren, met een laadbestand. Dat sluit aan op de filtering, maar je zit vast aan hun nummering, en die is niet gemaakt voor een Belgische stukkenbundel.

CourtMerge staat bovenaan omdat het gebouwd is voor die Belgische gewoonten: nummering per partij, stuk n en een label op elke pagina. Werk je met andere conventies, dan past een van de alternatieven beter.