Laatst bijgewerkt:

Tresorit als beveiligde gedeelde map

Website
tresorit.com
Documentatie
support.tresorit.com
Ik gebruik het voor
Verslag en stukken ter inzage van alle partijen, tijdens de expertise.

Soms moeten partijen het verslag en de stukken vooral kunnen inzien, niet meenemen. Dan deel ik een beveiligde map in Tresorit in plaats van een drager te versturen. Het is gewoon een duidelijke tool om te vermijden dat mensen gaan downloaden, terwijl ze de data wel kunnen raadplegen.

Een gewone deellink uit een clouddienst laat downloaden toe en houdt niet bij wie wat opende. Bij een gedeeld dossier heb je die informatie net nodig: vroeg of laat komt de vraag of de tegenpartij het voorlopig verslag wel ontvangen en ingezien heeft.

Data afgeven aan één ontvanger is iets anders. Daar is downloaden de bedoeling en volstaat een link met pincode en vervaldatum, zie Boomerang.

Waarom geen virtuele dataroom

Een virtuele dataroom kan dit allemaal, maar kost al snel enkele honderden euro per maand (Papermark, Peony). Voor een opdracht van enkele duizenden euro’s is dat te veel. Artikel 5 van de deontologische code vraagt de kosten te beperken tot wat voor de opdracht absoluut noodzakelijk is.

Ik neem Tresorit alleen tijdelijk, zolang ik een zaak heb die het vraagt, en dan het goedkoopste abonnement waarmee je volledige mappen kunt delen. Dat kost iets van dertig euro per maand. Het plan FileSharing volstaat daarvoor niet. Wil je een groter plan eerst testen, zeg dan eerst de proef van FileSharing op, anders kun je de nieuwe proef niet starten. Kijk de actuele tarieven na, want ze wijzigen.

Artikel 15 van dezelfde code vraagt technische en organisatorische maatregelen tegen inzage door onbevoegden. Een gedeelde map met toegangscontrole voldoet daaraan, een publieke link niet.

Drie instellingen

Ze staan in de Link settings van de gedeelde map. Ze horen bij de link, niet bij de map: deel je dezelfde map twee keer, dan stel je ze twee keer in.

  • Disable download. Partijen bekijken de stukken in de browser, zonder kopie op hun eigen schijf.
  • Allowed viewers. Alleen de e-mailadressen die je zelf opgeeft, komen binnen. Kies dit, niet Require email to view. Die optie vraagt wel een geverifieerd e-mailadres, maar laat iedereen binnen die de link doorgestuurd krijgt.
  • Detailed access logs. Per opening het tijdstip, het soort actie, het e-mailadres, het IP-adres, het land en de stad. Je kunt de log exporteren en als bijlage bij het verslag voegen, als bewijs dat alle partijen het stuk gezien hebben.

Een dynamisch watermerk zet het e-mailadres van de kijker en het tijdstip over de pagina. Het werkt op pdf, docx, xlsx, ppt, md en gangbare afbeeldingen, en bij video gaat Disable download automatisch aan. Het ontmoedigt schermafdrukken, maar maakt het lezen ook lastiger.

Wat de viewer niet toont

Met downloaden uit kan een partij alleen openen wat de viewer van Tresorit toont: doc, docx, pdf, txt, md, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, png, bmp en mp4. Een CSV zit daar niet bij, terwijl een export uit een e-discoveryplatform of een logbestand vaak net een CSV is.

Zet zulke bestanden vooraf om: naar xlsx voor tabellen, naar pdf voor stukken. Laat het origineel ernaast staan, zodat je de omzetting kunt verantwoorden. Test daarna of alles opent, in een browservenster waarin je niet aangemeld bent. Anders test je je eigen toegang in plaats van die van de partijen.

Ordening van de map

Maak één submap per stap in de expertise, met de datum in de naam. Het voorlopig verslag blijft naast het definitieve staan, zodat iedereen ziet wat wanneer beschikbaar was. Verwijder niets zolang de opdracht loopt: een stuk dat verdwijnt uit een map met toegangslogs, moet je achteraf uitleggen.

Logs en tegenspraak

Spreek op de installatievergadering af dat de rechter en de partijen de logs kunnen opvragen, en deel het antwoord telkens met alle partijen. De logs bevatten IP-adressen en tijdstippen van identificeerbare personen. Ze aan één partij bezorgen is eenzijdig contact, en dat moet je volgens artikel 5 van de code vermijden.

Hoe lang de map gedeeld blijft

Zegt het vonnis er niets over, kies dan zelf een termijn, schrijf hem op en meld dat verlengen kan met akkoord van de rechter. Anders blijft de map openstaan tot iemand eraan denkt.

In het verslag

  • welke instellingen aan stonden, met hun naam;
  • van wanneer tot wanneer de map gedeeld was;
  • welke bestanden omgezet zijn en naar welk formaat, met de vermelding dat de originelen ernaast staan;
  • de toegangslogs als bijlage.

Bronnen