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Dossier de pièces (stukkenbundel), inventaire et numérotation

Une pièce papier reçoit un cachet, et chacun sait ce qu’est la pièce 42. Un .msg, un .xlsx ou une vidéo ne se cachette pas sans modifier le fichier, et cela n’est pas permis : le hachage de votre rapport doit rester exact.

Le numéro dans le nom du fichier

Placez un numéro d’ordre au début du nom du fichier et laissez le nom d’origine derrière :

001 - Offre révision 3.pdf
002 - RE_ planning semaine 12.msg
003 - Aperçu des livraisons.xlsx

Le nom de fichier ne fait pas partie du contenu, donc le hachage reste le même.

  • Mettez le numéro en premier. Tout programme trie par nom, de sorte que l’ordre est tout de suite la numérotation.
  • Utilisez des zéros initiaux. Sinon, la pièce 10 vient après la pièce 1. Trois chiffres suffisent jusqu’à mille pièces.
  • Recommencez à un dans chaque dossier. Si vous numérotez en continu sur tous les dossiers, tout se décale dès qu’une pièce s’ajoute dans le premier dossier.

Une pièce s’appelle alors par exemple pièce 03/175 : la pièce 175 du dossier 03. Un avocat peut la citer dans ses conclusions.

Renommez toujours une copie de travail, jamais la collection conservée. En PowerShell :

$i = 1
Get-ChildItem -File | Sort-Object Name | ForEach-Object {
    Rename-Item $_.FullName ("{0:D3} - {1}" -f $i, $_.Name)
    $i++
}

Ne numérotez que lorsque la sélection est définitive. Sinon, vous avez des trous dans la série, ou vous devez renuméroter des pièces auxquelles on a déjà renvoyé.

Deux numéros pour le courriel

Une plateforme d’e-discovery donne à chaque document son propre numéro de contrôle. Conservez-le. Votre propre numéro de pièce, vous l’utilisez dans les conclusions. Le numéro de contrôle ramène chaque pièce au filtrage : quel terme de recherche l’a fait ressortir, de quel lot et de quelle personne elle provient.

Mettez le numéro de contrôle dans une colonne de l’inventaire. Pour le courriel, il peut aussi figurer dans le nom du fichier :

007 - [DOC-0004182] RE_ planning semaine 12.msg

Dossiers par origine

Utilisez des dossiers principaux numérotés, un par origine :

01 - Fichiers filtrés serveur commun
02 - Tableaux et graphiques traités
03 - Courriels filtrés
04 - Annexes au rapport

Classez selon l’origine, pas selon le sujet. Qui demande d’où vient une pièce le voit alors dans le chemin. Ne faites pas de sous-dossiers si ce n’est pas indispensable : sinon, on ne sait plus si la numérotation court par dossier principal ou par sous-dossier.

Un inventaire qui tombe juste

L’inventaire donne, par dossier, le nombre de pièces, avec le total en bas. Recomptez sur le support lui-même, pas dans votre rapport, et faites-le avant d’envoyer :

Get-ChildItem -Recurse -File | Group-Object { $_.Directory.Name } |
    Select-Object Count, Name | Sort-Object Name
(Get-ChildItem -Recurse -File).Count

Établissez le manifeste avec les hachages seulement après le renommage. Un manifeste dont les chemins n’existent plus est pire que pas de manifeste.

Annexes au rapport

Renvoyez à chaque annexe dans la phrase qu’elle étaye, pas seulement dans une liste à la fin. Placez le numéro d’annexe en filigrane sur chaque page de l’annexe, pas seulement sur la première. Les dossiers sont imprimés puis scannés à nouveau, et une feuille volante sans numéro n’appartient alors plus à rien.

Remettez deux versions :

  • un PDF fusionné avec le rapport et toutes les annexes, paginé en continu, pour la lecture ;
  • les fichiers séparés dans les dossiers ci-dessus, pour citer et pour disposer des fichiers originaux.

Il vous faut les deux. Un .xlsx en PDF montre les valeurs mais pas les formules, et un .msg en PDF perd ses en-têtes.

Réaliser le PDF fusionné

Un dossier de pièces fusionné est aussi pratique pendant le travail. Toutes les pièces et sources s’ouvrent d’un coup, dans n’importe quel lecteur PDF : Acrobat, ou simplement Chrome ou Edge. Avec des PDF séparés qu’il faut ouvrir un par un, l’examen devient plus difficile et vous perdez du temps.

Mettre le rapport et les annexes bout à bout est simple. Une pagination continue, une table des matières qui saute à la bonne page et un numéro sur chaque page représentent beaucoup de travail. Je faisais d’abord le tamponnage et la numérotation avec iLovePDF, et c’était infernal : si une pièce vient s’intercaler plus tard, vous recommencez. Avec un logiciel conçu pour un dossier de pièces, la numérotation suit. Je voulais pour cela un outil convivial qui fonctionne visuellement, et je l’ai finalement fait moi-même.

Produit personnel. J’ai créé CourtMerge moi-même et je le vends. Je ne répercute pas sur les parties les licences de mes propres logiciels, et dans une mission je choisis l’outil que le dossier demande. Les alternatives figurent ci-dessous.

CourtMerge. Vous choisissez un dossier de PDF et renseignez, pour chaque pièce, la partie, le numéro, la description et la plage de pages. Le résultat est un seul PDF avec une table des matières cliquable, des signets par partie, et sur chaque page une étiquette du type PARTIE DEMANDERESSE · pièce 3 · p. 2/7. Vous pouvez faire un dossier unique ou un dossier distinct par partie. La compression est réglable (résolution, qualité JPEG, niveaux de gris), pratique pour des pièces scannées. Réglages et liste sont conservés comme projet, de sorte qu’après une correction, vous refaites le dossier sans tout retaper. Tout se passe en local, sans nuage ni trafic réseau. Windows, portable, sans installation ni droits d’administrateur. 149 € en une fois, hors TVA. courtmerge.ronagold.be

CourtMerge ne travaille qu’avec des PDF. Le renommage et la numérotation des pièces séparées, le numéro de contrôle, l’inventaire et le manifeste, vous les faites encore vous-même ou avec un script.

Alternatives :

  • Adobe Acrobat. La fusion, la numérotation Bates et les filigranes y sont, et vous l’avez probablement déjà. Pour quelques dizaines de pièces, cela suffit. Cela devient lourd quand il faut tenir à jour les plages de pages par pièce et tout refaire pour une nouvelle annexe.
  • iLovePDF. Fusion, tamponnage et numérotation en ligne, opération par opération. À chaque changement dans l’ordre, vous refaites tout. Et vous chargez des PDF sensibles dans le cloud, sans savoir sur quel serveur ils atterrissent. C’est dangereux.
  • Logiciels de dossiers comme Bundledocs, Opus 2 ou TrialView. Je ne les ai pas utilisés moi-même. Ils visent des cabinets d’avocats qui les utilisent quotidiennement, avec des prix d’abonnement à l’avenant. Pour l’arbitrage britannique ou international, ils sont probablement le meilleur choix.
  • Scripts avec pdftk, qpdf ou PowerShell. Gratuits et entièrement contrôlables : vous pouvez joindre le script au rapport. Vous devez en revanche l’entretenir vous-même, et une table des matières avec des liens fonctionnels ne s’écrit pas en une soirée.
  • L’export de la plateforme d’e-discovery. GoldFynch, Purview et la plupart des autres plateformes peuvent exporter de façon numérotée, avec un fichier de chargement. Cela se raccorde au filtrage, mais vous êtes lié à leur numérotation, qui n’est pas conçue pour un dossier de pièces belge.

CourtMerge figure en premier parce qu’il est conçu pour ces habitudes belges : numérotation par partie, la mention stuk n et une étiquette sur chaque page. Si vous travaillez avec d’autres conventions, l’une des alternatives convient mieux.