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Tresorit comme dossier partagé sécurisé

Site web
tresorit.com
Documentation
support.tresorit.com
Je l'utilise pour
Rapport et pièces à consulter par toutes les parties, pendant l'expertise.

Parfois, les parties doivent surtout pouvoir consulter le rapport et les pièces, pas les emporter. Je partage alors un dossier sécurisé dans Tresorit plutôt que d’envoyer un support. C’est tout simplement un outil clair pour éviter que les gens téléchargent, tout en leur permettant de consulter les données.

Pourquoi pas un lien de partage ordinaire

Un lien de partage ordinaire d’un service en nuage autorise le téléchargement et ne consigne pas qui a ouvert quoi. Pour un dossier partagé, c’est justement cette information qu’il vous faut : tôt ou tard se pose la question de savoir si la partie adverse a bien reçu et consulté le rapport préliminaire.

Remettre des données à un seul destinataire, c’est autre chose. Là, le téléchargement est le but, et un lien avec code PIN et date d’expiration suffit, voir Boomerang.

Pourquoi pas une salle de données virtuelle

Une salle de données virtuelle sait tout faire, mais coûte vite plusieurs centaines d’euros par mois (Papermark, Peony). Pour une mission de quelques milliers d’euros, c’est trop. L’article 5 du code de déontologie demande de limiter les frais à ce qui est absolument nécessaire à la mission.

Je ne prends Tresorit que temporairement, tant que j’ai une affaire qui le demande, et alors l’abonnement le moins cher qui permet de partager des dossiers entiers. Cela coûte une trentaine d’euros par mois. Le plan FileSharing ne suffit pas pour cela. Si vous voulez d’abord tester un plan plus grand, résiliez d’abord l’essai de FileSharing, sinon vous ne pouvez pas lancer le nouvel essai. Consultez les tarifs actuels, car ils changent.

L’article 15 du même code demande des mesures techniques et organisationnelles contre la consultation par des personnes non autorisées. Un dossier partagé avec contrôle d’accès y répond, un lien public non.

Trois réglages

Ils se trouvent dans les Link settings du dossier partagé. Ils appartiennent au lien, pas au dossier : si vous partagez deux fois le même dossier, vous les réglez deux fois.

  • Disable download. Les parties consultent les pièces dans le navigateur, sans copie sur leur propre disque.
  • Allowed viewers. Seules les adresses électroniques que vous indiquez vous-même entrent. Choisissez ceci, pas Require email to view. Cette option demande bien une adresse vérifiée, mais laisse entrer quiconque reçoit le lien transféré.
  • Detailed access logs. Pour chaque ouverture : l’heure, le type d’action, l’adresse électronique, l’adresse IP, le pays et la ville. Vous pouvez exporter le journal et le joindre au rapport, comme preuve que toutes les parties ont vu la pièce.

Un filigrane dynamique place l’adresse électronique du lecteur et l’heure sur la page. Il fonctionne sur pdf, docx, xlsx, ppt, md et les images courantes, et pour la vidéo, Disable download s’active automatiquement. Il décourage les captures d’écran, mais rend aussi la lecture plus pénible.

Ce que la visionneuse n’affiche pas

Avec le téléchargement désactivé, une partie ne peut ouvrir que ce que la visionneuse de Tresorit affiche : doc, docx, pdf, txt, md, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, png, bmp et mp4. Un CSV n’en fait pas partie, alors qu’un export d’une plateforme d’e-discovery ou un fichier journal est souvent justement un CSV.

Convertissez ces fichiers au préalable : en xlsx pour les tableaux, en pdf pour les pièces. Laissez l’original à côté, pour pouvoir justifier la conversion. Testez ensuite que tout s’ouvre, dans une fenêtre de navigateur où vous n’êtes pas connecté. Sinon, vous testez votre propre accès au lieu de celui des parties.

Organisation du dossier

Faites un sous-dossier par étape de l’expertise, avec la date dans le nom. Le rapport préliminaire reste à côté du rapport définitif, pour que chacun voie ce qui était disponible et quand. Ne supprimez rien tant que la mission dure : une pièce qui disparaît d’un dossier doté de journaux d’accès, il faut ensuite l’expliquer.

Journaux et contradiction

À la réunion d’installation, convenez que le juge et les parties peuvent demander les journaux, et partagez chaque fois la réponse avec toutes les parties. Les journaux contiennent des adresses IP et des heures de personnes identifiables. Les remettre à une seule partie constitue un contact unilatéral, que l’article 5 du code demande d’éviter.

Combien de temps le dossier reste partagé

Si le jugement n’en dit rien, choisissez vous-même une durée, notez-la et signalez qu’une prolongation est possible avec l’accord du juge. Sinon, le dossier reste ouvert jusqu’à ce que quelqu’un y pense.

Au rapport

  • quels réglages étaient activés, par leur nom ;
  • de quand à quand le dossier était partagé ;
  • quels fichiers ont été convertis et vers quel format, avec la mention que les originaux sont à côté ;
  • les journaux d’accès en annexe.

Sources